Migrarea la Proton Business începe cu modul de lucru al companiei: utilizatori, adrese, date și aplicații dependente de e-mail. TRU asistă echipa IT internă sau furnizorul clientului și poate oferi implementarea prin partenerii săi.
1. Inventariază configurația actuală
Notează utilizatorii, domeniile, adresele și volumul de date. Include în discuție căsuțele folosite de mai multe persoane, aplicațiile care trimit mesaje, dispozitivele utilizate și cerințele de păstrare a informațiilor. Aceste detalii ajută la alegerea abonamentului și la identificarea dependențelor.
2. Stabilește ce se transferă
Proton oferă Easy Switch pentru importul mesajelor din alte servicii, inclusiv prin IMAP. Importul contactelor și calendarelor depinde de sursă. Fișierele și alte aplicații trebuie evaluate separat; o migrare de e-mail nu transferă automat toate funcțiile suitei existente.
Vezi documentația Proton despre import. TRU ajută la stabilirea datelor vizate, a responsabilităților și a verificărilor necesare pentru proiect.
3. Pregătește domeniul și adresele
Proton permite folosirea domeniului propriu cu un abonament compatibil. Adresele necesare trebuie pregătite înainte de schimbarea înregistrărilor MX. Configurarea include și înregistrările de autentificare a e-mailului, potrivit instrucțiunilor serviciului.
Pașii tehnici sunt descriși în ghidul Proton pentru domeniul propriu. Momentul schimbării se planifică împreună cu persoanele care administrează DNS-ul și serviciul existent.
4. Verifică fluxurile importante
În planul proiectului includem verificarea trimiterii și primirii mesajelor, a adreselor și dispozitivelor necesare, a datelor importate și a aplicațiilor care depind de e-mail. O etapă de probă cu utilizatori desemnați poate ajuta la identificarea ajustărilor înaintea extinderii.
Stabilim și cum comunicăm schimbarea utilizatorilor, cine răspunde întrebărilor și când poate fi închis serviciul vechi, după verificarea cerințelor de păstrare și a funcționării.
Cine poate executa implementarea
- Echipa IT internă a companiei, cu asistență TRU.
- Furnizorul existent de servicii IT, în colaborare cu TRU.
- Partenerii TRU, prin servicii de migrare și configurare convenite în ofertă.
Oferta precizează activitățile, costurile, responsabilitățile și suportul aferent. Pentru început sunt utile numărul de utilizatori, domeniile și serviciul de e-mail actual. Discută cu TRU configurația Proton Business și implementarea.
Fișă de verificare a migrării
- Utilizatori și domenii
- Lista adreselor și aliasurilor, planul ales și persoana care administrează DNS-ul.
- Date
- Sursa, volumul și categoriile de transferat. Se verifică separat e-mailul, contactele, calendarele și fișierele.
- Fluxuri de lucru
- Adrese comune, aplicații care trimit mesaje, dispozitive și colaborare externă. Compatibilitatea se probează înainte de extindere.
- Responsabil
- Pentru fiecare activitate: echipa internă, furnizorul clientului sau partenerul TRU, cu asistența convenită.
- Acceptare
- Trimitere și primire verificate, adrese funcționale, date controlate prin probe și utilizatori informați.
- Tranziție
- Momentul schimbării, suportul necesar și condițiile închiderii serviciului vechi se stabilesc înainte de migrare.
Activitățile de migrare și configurare au arie și costuri precizate în ofertă. Lista de verificare nu presupune că toate aplicațiile vechi au un echivalent identic în planul Proton ales.
Ce verificăm în migrare
| Componentă | Posibilități și verificări |
|---|---|
| Domeniul companiei | Poate fi păstrat într-un plan compatibil. Creăm utilizatorii și adresele înainte de schimbarea MX și configurăm SPF, DKIM și DMARC. |
| Mesaje și foldere | Easy Switch importă din furnizori compatibili IMAP. Verificăm autentificarea, volumul și structura folderelor; ierarhiile mai adânci pot fi reorganizate. Importurile mari pot dura mai multe zile. |
| Contacte și calendare | Opțiunile diferă după sursă. Pentru Outlook, verificăm separat exportul/importul contactelor și calendarelor și nu presupunem că toate datele se transferă prin aceeași operațiune. |
| Clienți desktop | Proton Mail Bridge, disponibil cu planuri plătite, conectează clienți IMAP/SMTP compatibili. Verificăm exact aplicația, versiunea și sistemul de operare; Proton semnalează limitări pentru New Outlook pe Mac. |
| Aplicații și echipamente | Inventariem ERP-ul, CRM-ul, formularele, scanerele și celelalte surse de mesaje. Stabilim metoda SMTP potrivită și testăm autentificarea, expeditorul și livrarea. |
| Fișiere și colaborare | Mutarea e-mailului nu transferă automat toate datele din SharePoint, Teams sau alte platforme. Testăm fișierele, permisiunile și funcțiile de colaborare necesare în proiectul Drive/Docs. |
Un pilot înainte de mutarea întregii echipe
Alegem utilizatori care reprezintă modurile de lucru importante: management, echipa financiară, utilizatori mobili și aplicații integrate. Verificăm trimiterea și primirea, istoricul mesajelor, căutarea, calendarele, dispozitivele și comunicarea cu destinatari externi. Confirmăm rezultatele înainte de extindere.
Planul include fereastra schimbării MX, verificarea înregistrărilor DNS, accesul temporar la vechea platformă și pașii conveniți dacă apar probleme. Calendarul și costurile depind de inventarul real și de activitățile de implementare.